Är Integritetspolicy och GDPR Samma sak?

Digitaliseringen av vårt samhälle går i en rasande takt och inte minst företag har genomgått en enorm förändring under de senaste årtiondena på grund av digitaliseringen. Idag är det en självklarhet för de flesta företag att ha en webbplats för att nå ut till sin målgrupp eller sälja sina produkter.

Digitaliseringen har också lett till att skyddet av personlig information blivit en central fråga för både individer och organisationer. De termer som ofta dyker upp i diskussioner om dataskydd är “integritetspolicy” och “GDPR”. Dataskydd är ett komplext område som många företag upplever är svårt att förstå sig på och därmed följa de lagar och krav som existerar inom detta område. Två vanliga termer när det kommer till just dataskydd och integritet i den digitala världen är integritetspolicy och GDPR.

En integritetspolicy är ett juridiskt dokument som beskriver hur en organisation hanterar och skyddar användarnas personuppgifter. Syftet med integritetspolicyn är att förklara vilka typer av data som samlas in, hur dessa data används, lagras och skyddas, samt vilka rättigheter användarna har i förhållande till sina data. En välskriven och korrekt integritetspolicy är nödvändig för att tillgodose de höga krav som ställs på hur företag och organisationer hanterar sina användares data på webben.

GDPR är en förkortning av General Data Protection Regulation som är en förordning utfärdad av Europeiska unionen som trädde i kraft den 25 maj 2018. GDPR är en omfattande lagstiftning som ställer strikta krav på hur personuppgifter ska hanteras, inte bara inom EU:s gränser utan även globalt för alla organisationer som hanterar data från EU-medborgare. Syftet ed GDPR är att ge individer större kontroll över sina personuppgifter och att förenkla det regelverk som företag måste följa för att arbeta på en gemensam europeisk marknad.

I arbetet med att hantera och samla in användares data är två termer som är högst relevanta integritetspolicy och GDPR. Samtidigt finns det många frågetecken kring vad dessa termer faktiskt betyder och huruvida de är samma sak.

I denna artikel ska vi klargöra just detta.

Vad är en integritetspolicy?

Först och främst kan vi börja med att klargöra definitionen av en integritetspolicy. Detta är ett viktigt juridiskt dokument som beskriver hur en organisation samlar in, använder, lagrar och skyddar personuppgifter från sina användare, kunder eller besökare.

Integritetspolicyn spelar en central roll I företags arbete med dataskydd och är viktigt för att tillgodose de strikta krav som ställs kopplat till datahantering.

Alla företag är skyldiga att ha en integritetspolicy tillgängligt för sina användare på sin webbplats som tydligt och transparent informerar användare om hur deras personuppgifter behandlas. Detta inkluderar bland annat vilken information som samlas in, för vilka ändamål informationen används, hur länge informationen lagras och vilka åtgärder som vidtas för att skydda denna information.

Syftet med en integritetspolicy är att säkerställa att användarna är medvetna om och har kontroll över hur deras personuppgifter hanteras. En integritetspolicy hjälper också organisationer att uppfylla juridiska krav och att förebygga missförstånd och potentiella konflikter med användare.

En integritetspolicy behöver vara utformad för att tillgodose alla de omfattande krav som GDPR och andra dataskyddslagar ställer på företag.

En integritetspolicy innehåller därför flera viktiga komponenter, bland annat:

Vilken typ av data som samlas in: Här specificeras vilken typ av personlig information som samlas in från användarna, till exempel namn, e-postadress, telefonnummer, IP-adresser och annan relevant information.
Hur data används: Denna del förklarar de olika ändamålen för datainsamling, såsom marknadsföring, förbättring av tjänster, kundtjänst och analys.
Hur data lagras och skyddas: Detaljer om de säkerhetsåtgärder som vidtas för att skydda personuppgifter, inklusive tekniska åtgärder samt information om hur länge data lagras innan de raderas.
Rättigheter för de som data samlas in från: Denna del beskriver användarnas rättigheter enligt dataskyddslagarna, inklusive rätten att få tillgång till sina uppgifter, rätt att korrigera felaktiga uppgifter, rätt att radera uppgifter och rätt att invända mot databehandling.

Alla företag som samlar in och behandlar personuppgifter är skyldiga att ha en integritetspolicy, oavsett bransch eller storlek.

Vad är GDPR?

GDPR är en förkortning för General Data Protection Regulation som är en omfattande dataskyddsförordning som infördes av Europeiska unionen (EU) och trädde i kraft den 25 maj 2018. Denna förordning har haft enorm inverkan på hur personuppgifter hanteras och skyddas inom EU. Det har därmed haft en omfattande inverkan på hur företag och organisationer behandlar personuppgifter och naturligtvis också utformar sina integritetspolicyer.

När GDPR introducerades ersatte den det tidigare dataskyddsdirektivet (95/46/EG). Denna förordning fastställer regler för hur personuppgifter ska samlas in, användas, lagras och skyddas, samtidigt som den ger individer större kontroll över sina egna personuppgifter.

Innan GDPR introducerades var dataskyddsreglerna inom EU fragmenterade och baserade på direktivet från 1995. Problemet med denna förordning var att den inte var tillräckligt uppdaterad för attt hantera de moderna utmaningarna inom dataskydd och integritet. Den snabba teknologiska utvecklingen och den ökade digitaliseringen gjorde att behoven av mer enhetliga och robusta regler växte.

Några av de viktigaste syftena till introduktionen av GDPR var:

Skydda medborgares personuppgifter och integritet i den digitala eran.
Harmonisera dataskyddsregler inom EU för att underlätta för företag att verka över nationsgränser.
Ge individer större kontroll och insyn i hur deras personuppgifter används.

GDPR kan delas in i ett antal grundläggande principer som syftar till att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett lagligt, korrekt och transparent sätt:

Laglighet, rättvisa och transparens: Personuppgifter måste behandlas på ett lagligt, rättvist och öppet sätt gentemot individen.
Ändamålsbegränsning: Uppgifter ska samlas in för specifika, uttryckliga och legitima ändamål och inte vidarebehandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.
Dataminimering: Endast de uppgifter som är nödvändiga för ändamålen med behandlingen ska samlas in.
Riktighet: Personuppgifter ska vara korrekta och uppdaterade; felaktiga uppgifter ska rättas eller raderas.
Lagringsminimering: Uppgifter får inte lagras längre än vad som är nödvändigt för de ändamål de behandlas för.
Integritet och konfidentialitet: Uppgifter ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet, inklusive skydd mot obehörig eller olaglig behandling och oavsiktlig förlust, förstöring eller skada.

GDPR gäller för alla organisationer som behandlar personuppgifter om individer som befinner sig inom EU, oavsett var organisationen har sitt säte. Detta innebär att även företag utanför EU måste följa GDPR om de hanterar data från EU-medborgare. GDPR ställer krav på:

Personuppgiftsansvariga (data controllers): De som bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter.
Personuppgiftsbiträden (data processors): De som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

Rättigheter för individer under GDPR

GDPR ger individer omfattande rättigheter för att kontrollera sina personuppgifter:

Rätt att få tillgång: Individer har rätt att få veta om deras personuppgifter behandlas och i så fall få tillgång till dem.
Rätt till rättelse: Individer kan begära att felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättas.
Rätt att bli glömd: Individer kan begära att deras uppgifter raderas under vissa omständigheter.
Rätt till begränsning av behandling: Individer kan begära att behandlingen av deras uppgifter begränsas under vissa förhållanden.
Rätt till dataportabilitet: Individer kan få sina uppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
Rätt att göra invändningar: Individer kan när som helst invända mot behandlingen av deras uppgifter för direktmarknadsföring.

Brott mot GDPR kan leda till betydande böter och sanktioner vilket gör efterlevnad otroligt viktigt för alla organisationer som hanterar personuppgifter från EU-medborgare. Böter kan uppgå till 20 miljoner euro eller 4% av den globala årsomsättningen, beroende på vilket som är högst.

Med allt detta sagt är en integritetspolicy ett juridiskt dokument som beskriver hur företag hanterar sina användares data medan GDPR är en dataskyddsförordning. Med detta sagt är GDPR den viktigaste och mest centrala dataskyddsförordning som företag måste följa, vilket är varför integritetspolicyn ibland kallas ”GDPR integritetspolicy” då den i hög utsträckning är utformad för att tillgodose just GDPR.

Likheter mellan integritetspolicy och GDPR

Även om integritetspolicyer och GDPR är olika i sin grundläggande natur – med den ena som ett juridiskt dokument och den andra som en lag – finns det flera viktiga likheter mellan dem. Båda spelar en central roll i att skydda personuppgifter och säkerställa att individer har kontroll över hur deras data används.

Det finns däremot viktiga likheter mellan dessa:

Skydd av personuppgifter

Både integritetspolicyer och GDPR fokuserar på att skydda personuppgifter. En integritetspolicy beskriver hur en organisation samlar in, använder och skyddar personuppgifter. GDPR ställer upp lagliga krav för hur dessa processer ska genomföras, vilket ska beskrivas i integritetspolicyn.

En korrekt och välskriven integritetspolicy säkerställer att organisationer uppfyller många av de krav som GDPR ställer och därigenom säkerställa att individers personuppgifter hanteras på ett korrekt och ansvarsfullt sätt.

Krav på transparens

En av grundpelarna i GDPR är transparent. GDPR beskriver uttryckligen att organisationer ska vara transparenta med hur de hanterar personuppgifter. För att tillgodose detta krav är integritetspolicyn helt central, då det är i detta dokument som denna information kommuniceras till användarna.

Integritetspolicyn bör informera användare om vilka uppgifter som samlas in, varför de samlas in, hur de kommer att användas. Man behöver också beskriva med vilka tredje parter denna information kan delas.

Rättigheter för individer

GDPR ställer tydliga krav på långtgående rättigheter som användare har när det kommer till deras personuppgifter på webben. Dessa rättigheter inkluderar följande:

Rätt att få tillgång: Individer har rätt att få veta om deras personuppgifter behandlas och att få tillgång till dessa uppgifter. En integritetspolicy bör beskriva hur individer kan utöva denna rätt.
Rätt till rättelse: Både GDPR och integritetspolicyer ger individer rätt att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättade.
Rätt att bli glömd: GDPR ger individer rätt att begära att deras personuppgifter raderas under vissa omständigheter. Det är viktigt att integritetspolicyn förklarar hur denna rätt kan utövas.
Rätt till dataportabilitet: GDPR ger individer rätt att få sina personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig. Integritetspolicyer bör förklara hur individer kan utöva denna rätt.
Rätt att göra invändningar: Individer har även rätt att invända mot behandlingen av deras personuppgifter för vissa ändamål såsom inklusive direktmarknadsföring.

Krav på datasäkerhet

GDPR har strikta krav när det kommer till att skydda personuppgifter från obehörig åtkomst eller andra datasäkerhetsproblem. GDPR ställer krav på att företag ska ha både tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa säkerheten för personuppgifter och integritetsplicyn bör beskriva dessa åtgärder i detalj.

Behandling av personuppgifter med laglig grund

När det kommer till behandling av personuppgifter kräver GDPR att insamlingen av datan ska ha laglig grund. GDPR specificerar tydligt sex lagliga grunder för behandling av personuppgifter vilka inkluderar samtycke, avtal, rättsliga skyldigheter, skydd av vitala intressen, utförande av uppgifter av allmänt intresse, och berättigade intressen. Integritetspolicyn bör därför beskriva vilka av dessa lagliga grunder som organisationen förlitar sig på vid behandling av personuppgifter.

Åtaganden och ansvarsskyldighet

Sist men inte minst har vi ansvarsskyldighet, något som GDPR ställer krav på och som integritetspolicyn därför behöver beskriva.

I praktiken innebär detta att organisationer måste kunna visa att de följer GDPR genom att vidta lämpliga åtgärder för att skydda personuppgifterna. Integritetspolicyn ska redogöra organisationens åtaganden när det gäller dataskydd och transparens och på så sätt visa att de tar sitt ansvar på allvar och arbetar proaktivt för att skydda användarnas personuppgifter.

Integritetspolicy och GDPR

Som vi har konstaterat är GDPR och integritetspolicy inte samma sak även om de är nära besläktade och rör samma sak – dataskydd och hantering av personuppgifter.

Integritetspolicyn är helt enkelt ett juridiskt dokument som måste upprättas enligt GDPR vilket är en personuppgiftslag som alla organisationer är skyldiga att följa.

Vi kan ta en närmare titt på dessa två komponenter för att bättre förstå hur man som organisation kan hantera dessa i praktiken:

Natur och karaktär

Dessa två skiljer sig i natur och karaktär på så sätt att in integritetspolicy är ett dokument eller en policy som utarbetas av en organisation för att informera användarna om hur deras personuppgifter samlas in, används, lagras och skyddas och för att möta de krav som GDPR och andra personuppgiftslagar ställer.

GDPR är å andra sidan en bindande lagstiftning som antagits av Europeiska unionen. Det är en juridisk förordning som ställer specifika krav och regler för hur personuppgifter ska behandlas. Det är ett krav att man som organisation har en integritetspolicy och det är GDPR som ställer just detta krav.

Tillämpning

När det kommer till tillämpning är varje integritetspolicy specifik för varje enskild organisation. Ett vanligt misstag som många företag gör är att tro att integritetspolicyn är något generiskt standarddokument som man kan skapa genom att ta en färdig mall och sedan lägga in på en hemsida. Även om kraven på vad en integritetspolicy ska innehålla är densamma är varje företag unikt och därmed också sättet man samlar in och hanterar data. Med detta sagt behöver varje integritetspolicy vara skräddarsydd för att reflektera varje enskilt företag. En annan anledning till att många använder sig av färdiga mallar eller helt enkelt skriver om andras integritetspolicyer är på grund av att det är svårt och komplext att skriva detta dokument. Juridiskt språk är svårt och att säkerställa att alla de delar som behöver vara med i integritetspolicyn kan vara svårt för alla som inte aktivt arbetar med juridiska frågor. Det är här PolicyAI kommer in och gör det möjligt att skapa skräddarsydda integritetspolicyer på bara några minuter. Med PolicyAI blir det komplexa och dyra arbetet med att skriva en integritetspolicy enkelt och smidigt.

Som vi har konstaterat gäller GDPR universellt för alla organisationer som behandlar personuppgifter om individer inom EU, oavsett var organisationen är baserad. Så även om varje integritetspolicy är unik beroende på det specifika företaget, fastställer GDPR ändå en enhetlig standard som alla dessa organisationer måste följa.

Sanktioner vid överträdelse

GDPR kräver att företag har en integritetspolicy på sin webbplats. Men att bara ha en integritetspolicy räcker inte. Detta dokument måste uppfylla alla de krav som lagen ställer, dels när det kommer till att beskriva datahanteringen i dokumentet, men detta måste naturligtvis också översättas i praktiken.

Om företag bryter mot GDPR förordningen kan det leda till både böter och sanktioner.

I värsta fall kan böter för brott mot GDPR uppgå till 20 miljoner euro eller 4% av organisationens globala årsomsättning beroende på vilket belopp som är högst.

Anpassning

Som vi har diskuterat behöver integritetspolicyn anpassas efter varje enskilt företag, även om grundkraven på vad en integritetspolicy ska innehålla är desamma.

Ett vanligt misstag många gör är att skapa sin integritetspolicy och sedan glömma bort den. Detta är ett stort misstag då verksamheten, lagarna, och landskapet regelbundet förändras. Detta innebär naturligtvis att integritetspolicyn behöver göras det också.

Detta dokument bör regelbundet uppdateras för att säkerställa att det är relevant. Att inte regelbundet uppdatera dokumentet kan innebära att den inte möter de krav som lagen ställer. Samtidigt negligerar många detta på grund av komplexiteten att skriva och hantera detta dokument. Med PolicyAI blir det däremot väldigt snabbt och smidigt att konstant hålla den uppdaterad genom möjligheterna att skriva en AI-policy på bara några minuter.

När det kommer till anpassning av själva dokumentet ställer GDPR strikta och fasta regler och krav som alla organisationer måste följa. Även om varje integritetspolicy behöver anpassas för varje enskilt företag är kraven överlag ganska strikta när det kommer till vad som faktiskt behöver vara med.

Innehåll

En integritetspolicy är i huvudsak ett informationsverktyg för användarna. Den ska vara lättförståelig och detaljerad och den förklarar hur en organisation hanterar personuppgifter. Huvudfokus ligger på transparens och att informera användarna om deras rättigheter och hur de kan utöva dessa.

GDPR är en väldigt omfattande lagtext som täcker alla aspekter av dataskydd och integritet, inklusive specifika tekniska och organisatoriska åtgärder som måste vidtas för att skydda personuppgifter. Lagen fokuserar på dataskyddsåtgärder som organisationer måst ta samt att säkerställa rättsliga skyldigheter och rättigheter för individer.

Är du redo att skapa en skräddarsydd GDPR integritetspolicy för din organisation? Testa PolicyAI:s verktyg för att skapa en skräddarsydd integritetspolicy på bara några minuter och säkerställ att ditt företag möter de krav som GDPR ställer!