Alla företag är enligt lag tvungna att följa GDPR. GDPR är en förkortning av General Data Protection Regulation, på svenska allmänna dataskyddsförordningen. Detta är en lag som trädde i kraft den 25:e maj 2018 och ersatte det tidigare dataskyddsdirektivet från 1995. GDPR är en omfattande lagstiftning som syftar till att skydda personuppgifter och integritet för individer inom Europeiska unionen (EU).
GDPR är en omfattande och kraftfull lag som har en stor påverkan på alla företag som verkar på internet. Lagen har en betydande inverkan på hur företag och organisationer får samla in, hanterar och skyddar personuppgifter. Kort sammanfattat kan man säga att GDPR ställer strikta krav på hur förtag hantera personuppgifter vilket innebär att man måste vidta omfattande åtgärder för att säkerställa att dessa uppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt.
Syftet med GDPR är att ge användare ökade rättigheter över de personuppgifter som samlas in. Till exempel kräver GDPR att användare ska få veta vilka uppgifter som samlas in, hur de används, samt att begära att dessa uppgifter raderas om så önskas.
Alla företag behöver en integritetspolicy på sin webbplats som tydligt beskriver hur företaget samlar in och hanterar personuppgifter. GDPR är helt centralt i detta och för att möte de krav som denna lag ställer behöver man beskriva en mängd olika saker kopplat till användares personuppgifter och hur de hanteras. Informationen om GDPR inkluderas ofta i en integritetspolicy men vissa väljer att skapa två separata dokument där en fokuserar på GDPR medans integritetspolicyn fokuserar på hur användares integritet respekteras och hanteras som helhet. Sedan GDPR introducerades år 2018 med sina omfattande regleringar är dock det största fokuset när det kommer till användares integritet på just GDPR och att tillgodose alla juridiska krav och riktlinjer som denna lag ställer.
I denna artikel ska vi gå igenom GDPR, hur man skriver en integritetspolicy som är i linje med de strikta krav som GDPR ställer, och diskutera hur PolicyAI kan hjälpa till att skapa ett GDPR dokument på bara några minuter.
Vad är GDPR?
GDPR står för General Data Protection regulator och översätts till Allmänna dataskyddsförordningen på svenska. Målet me denna förordning är att skydda personuppgifter och integriteten för individer inom Europeiska unionen (EU).
Förordningen är en del av EU:s ansträngningar att harmonisera dataskyddslagstiftningen inom medlemsstaterna och stärka skyddet av personuppgifter i en alltmer digitaliserad värld.
GDPR är en juridiskt bindande förordning som gäller direkt i alla EU-medlemsstater. Den fastställer regler för hur företag och organisationer ska hantera, lagra och skydda personuppgifter, samt ger individer större kontroll över sina egna data.
Innan GDPR lanserades år 2018 var dataskyddsregleringen inom EU fragmenterad där varje medlemsstat hade sina unika dataskyddsförordningar. Det fanns också ett dataskyddsdirektiv från 1995 men denna förordning var utdaterad och otillräcklig för att reflektera det nuvarande digitala landskapet med ökande dataflöden och många utvecklingar som gjorts sedan 1995.
När GDPR infördes moderniserade den dataskyddslagstiftningen, bidrog till en enhetlig lagstiftning inom EU, och stärkte konsumenters skydd av personuppgifter online. En viktig aspekt av GDPR är att det ställer ökade krav på transparens när det kommer till hur företag hanterar personuppgifter – samt tar åtgärder för att skydda dessa uppgifter.
GDPR har flera grundläggande principer som företag måste följa:
- Laglighet, rättvisa och transparens: Personuppgifter ska behandlas på ett lagligt, rättvist och transparent sätt i förhållande till den registrerade.
- Ändamålsbegränsning: Personuppgifter ska samlas in för specifika, uttryckligt angivna och informerade ändamål. De får inte behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.
- Dataminimering: Endast de personuppgifter som är nödvändiga för ändamålen med behandlingen ska samlas in och behandlas.
- Korrekthet: Personuppgifter ska vara korrekta och uppdateras vid behov. Felaktiga personuppgifter ska rättas eller raderas utan dröjsmål.
- Lagringsminimering: Personuppgifter ska lagras i en form som möjliggör identifiering av de registrerade endast så länge som är nödvändigt för ändamålen med behandlingen.
- Integritet och konfidentialitet: Personuppgifter ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet, inklusive skydd mot obehörig eller olaglig behandling och mot oavsiktlig förlust, förstörelse eller skada.
Eftersom att GDPR är en förordning från Europeiska Unionen måste alla organisationer och företag som behandlar personuppgifter om individer inom EU, oavsett var organisationen är baserad. Detta innebär att även företag utanför EU måste följa GDPR om de erbjuder varor eller tjänster till, eller samlar in personuppgifter från individer inom EU.
Grundkomponenter av GDPR
GDPR ställer tydliga krav på att företag endast samlar in personuppgifter som är nödvändiga för specifika, legitima ändamål och att de informerar individer om varför deras uppgifter samlas in.
Användning och lagring av data: Företag måste hantera personuppgifter på ett säkert sätt och se till att de endast används för de ändamål som de samlades in för. Lagringstiden ska begränsas till vad som är nödvändigt.
Delning av data med tredje part: Företag måste vara transparenta om vilka tredje parter de delar personuppgifter med och se till att dessa parter också följer GDPR.
Användarnas rättigheter: GDPR ger individer en mängd olika rättigheter, inklusive rätten att få tillgång till sina uppgifter, rätta felaktiga uppgifter, få sina uppgifter raderade (rätten att bli glömd), och att invända mot behandlingen av deras uppgifter.
Säkerhetsåtgärder: Företag måste vidta tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller skada.
Kontakter och klagomålshantering: Företag måste ha tydliga rutiner för hur individer kan kontakta dem angående dataskyddsfrågor och hur klagomål hanteras.
Varför är GDPR viktigt?
GDPR är en otroligt omfattande lagstiftning som har haft en enorm betydelse för både företag och individer inom EU. Precis som med alla lagar och förordningar är det viktigt att företag följer GDPR för att undvika juridiska problem. Detta inkluderar dels hur företag samlar in och hanterar användares data, och dels hur man kommunicerar denna information, något som framförallt görs via en integritetspolicy/GDPR-policy på sin webbplats.
Utöver de rent juridiska aspekterna har GDPR naturligtvis flera andra praktiska syften vilket är varför denna förordning introducerades från första början.
Här är några av de viktigaste skälen till varför GDPR är så viktig:
Skydd av personuppgifter
Hela syftet med GDPR är att skydda individers integritet genom att säkerställa att deras personuppgifter hanteras på ett lämpligt och korrekt sätt. Denna förordning ställer strikta krav på hur personuppgifter samlas in, lagras, används och delas och syftet med detta är att minska risken för dataintrång och missbruk.
För konsumenter och användare online har GDPR en viktig fördel vilket är att ge större kontroll över sina personuppgifter på webben. Det innebär att personer har rätt att veta vilka uppgifter som samlas in om dem, hur dessa uppgifter används, och att begära att felaktiga eller irrelevanta uppgifter raderas. Detta stärker individers rättigheter och ger dem makt över sina egna data.
Företagens ansvar och skyldigheter
GDPR innebär att företag som hanterar personuppgifter måste vara ansvarsfulla och transparenta i hur de hanterar data. Företag måste visa att de följer reglerna genom att implementera lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder och naturligtvis skriva en integritetspolicy/GDPR policy som tydligt beskriver de olika delarna av datahantering.
Att följa GDPR är inte frivilligt; det är ett juridiskt krav. Företag som inte följer GDPR kan drabbas av betydande böter och andra rättsliga åtgärder. Böterna kan uppgå till 20 miljoner euro eller 4 % av företagets globala årsomsättning beroende på vilket belopp som är högst. Detta skapar ett starkt incitament för företag att följa reglerna noggrant.
Syftet med de höga bötesbeloppen är naturligtvis att fungera avskräckande och driva företag att prioritera dataskydd och säkerhet.
Utöver de ekonomiska konsekvenserna i form av böter kan bristande efterlevnad av GDPR även skada ett företags rykte. Kunder har blivit alltmer medvetna om sin integritet och sina personuppgifter vilket innebär att kunder är mer benägna att lita på företag som tar dataskydd på allvar. Som vi har sett många exempel under de senaste åren kan dataintrång leda till negativ publicerat och ett skadat förtroende.
GDPR-efterlevnad för företag
Även om det kan vara en utmanande uppgift och omfattande arbete att efterleva GDPR har denna förordning också flera fördelar. Framförallt får denna förordning företag att ta dataskydd på allvar vilket därmed uppmuntrar företag att bli mer medvetna om hur de hanterar och skyddar data. Detta kan leda till bättre datakvalitet, mer effektiv databehandling och optimerade interna processer.
Genom att endast samla in och behålla nödvändig data kan företag också minska sina datalagringskostnader och förbättra sin datahantering.
Grundläggande komponenter i ett GDPR-dokument
Nu när vi har en bättre förståelse för vad GDPR och varför det är så viktigt är det dags att titta närmare på de grundläggande komponenterna av GDPR och följaktligen vad som bör inkluderas i en GDPR-policy eller integritetspolicy.
Ett GDPR-policydokument (eller bara integritetspolicy) är ett dokument som bör upprättas för att säkerställa att ditt företag väljer de strikta regler och krav som ställs av GDPR – och för att informera användare om hur du hanterar GDPR och deras personliga data.
Ett väl utformat GDPR-dokument bör innehålla flera grundläggande komponenter som täcker alla aspekter av dataskydd och integritet. Här är de viktigaste komponenterna som bör ingå i ett GDPR-dokument:
Insamling av data
Dokumentet bör beskriva vilka typer av personuppgifter sim samlas in (till exempel namn, e-postadress, telefonadress, med mera) samt varifrån datan samlas in, exempelvis genom webbplatsen, digitala verktyg, kontaktformulär, eller liknande.
Dokumentet bör också förklara varför personuppgifterna samlas in samt hur de kommer att användas. Detta inkluderar vanligtvis syften kopplat till att erbjuda en tjänst, såsom att behandla ett köp eller förbättra tjänsterna. Företag behöver inte bara samla in data utan också använda och behandla den. Det är därför viktigt att beskriva syftet med insamlingen av de personliga uppgifterna.
Dessutom bör GDPR-dokumentet även redogöra den lagliga grunden för databehandlingen, såsom samtycke från den registrerade, avtal, rättsliga förpliktelser, skydd av intressen, eller berättigat intresse.
När det kommer till datalagringen bör företaget förklara i sitt GDPR dokument hur länge personuppgifterna kommer att lagra samt kriterierna för fartställningen av denna period. Detta kan till exempel vara ”så länge som det är nödvändigt för att uppfylla lagstadgade krav. Samtidigt är det också nödvändigt att förklara processen för radering av personuppgifter när de inte längre behövs (t.ex. genom att anonymisera eller permanent ta bort data).
Delning av data med tredje part
GDPR har specifika regler kopplat till delning av data med tredje part. De flesta företag kommer att behöva dela data med tredje part av olika anledningar. Detta kan exempelvis vara betalningsleverantörer, marknadsföringsföretag, logistiktjänster, och liknande. Därför behöver dokumentet tydligt redogöra vilka tredje parter som kommer att få tillgång till eller behandla personuppgifterna samt varför datan behöver delas med dessa parter. Med detta sagt behöver man även beskriva de åtgärder som tas för att säkerställa att tredje parter hanterar datan som delas på ett säkert och lagligt sätt.
Användarnas rättigheter
GDPR har långtgående krav kopplat till användares rättigheter när det kommer till deras data. Användare har rätt att begära en kopia av sina personuppgifter som behandlas av företaget vilket är varför integritetspolicyn/GDPR-policyn bör förklara detta, tillsammans med information om hur de kan utöva denna rättighet.
Vidare ger GDPR användare rätten att få sina personuppgifter rättade om de är felaktiga eller ofullständiga vilket är varför det är nödvändigt att informera hur de kan begära detta.
På samma sätt har man som kund ”rätten att bli glömd” vilket innebär att dokumentet behöver förklara under vilka omständigheter individer kan begära att deras personuppgifter raderas (t.ex. om uppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen eller om samtycket återkallas).
”Rätten att göra invändningar” innebär att individer när som helst kan invända mot behandlingen av deras personuppgifter på grund av deras specifika situation. Detta gäller särskilt om uppgifterna används för direktmarknadsföring.
Säkerhetsåtgärder
Det är viktigt att GDPR-policyn beskriver de tekniska åtgärder som företaget tar för att skydda personuppgifterna. Detta kan exempelvis vara mot obehörig åtkomst, ändring, eller spridning av datan. Exempel på säkerhetsåtgärder inkluderar regelbundna säkerhetsgranskningar, kryptering, och liknande.
Eftersom att incidenter kan hända behöver du beskriva rutinerna för hantering av dataöverträdelser. Detta inkluderar bland annat krav på att anmäla vissa typer av överträdelser till integritetsskyddsmyndigheten (föredetta datainspektionen) och de drabbade inom 72 timmar efter att företaget blivit medvetet om dem.
Kontaktuppgifter och klagomålshantering
Slutligen behöver ditt GDPR-dokument inkludera kontaktinformation till företagets utsedda dataskyddsombud (DPO) eller den person som ansvarar för dataskyddsfrågor. Där ska dokumentet beskriva hur individer kan kontakta företaget för att ställa frågor om dataskydd eller lämna klagomål.
Det är också viktigt att förklara företagets process för att hantera klagomål angående dataskydd och individers rättigheter, samt hur individer kan föra sina klagomål till integritetsskyddsmyndigheten om de inte är nöjda med företagets svar.
Steg-för-steg-guide för att skapa ett GDPR-dokument med PolicyAI
Nu när vi vet varför en GDPR-policy är viktig och de viktigaste komponenterna som den bör bestå av är det dags att titta närmare på hur du kan skriva en för ditt företag.
GDPR-policyn är ett komplext men samtidigt viktigt juridiskt dokument som är helt nödvändigt. Samtidigt kan det vara både tidskrävande och svårt att skriva en tydlig och detaljerad GDPR-policy – särskilt när man inte är en juridisk expert.
Därför har vi skapat PolicyAI som gör en komplicerad och tidskrävande uppgift till något som kan göras på minuter utan juridisk expertis. PolicyAI är ett aI-drivet verktyg som gör det enklare än någonsin att skapa en tydlig, kvalitativ, och skräddarsydd GDPR-policy som är anpassad för just ditt företag.
Stegen för att använda policyAI för att skapa ett GDPR-dokument kunde inte vara enklare:
Steg 1: Välj GDPR-dokumenttyp
Börja med att besöka PolicyAI.se. Navigera till dokumentbiblioteket och välj “GDPR” från listan över tillgängliga dokumenttyper. PolicyAI erbjuder en rad olika dokument, så se till att du väljer rätt typ för dina behov.
Steg 2: Specificera företagets verksamhetsområde och databehandlingsaktiviteter
PolicyAI kommer att guida dig igenom flera steg där du ska fylla in information om ditt företag, inklusive företagets namn, adress och kontaktinformation. Detta är viktigt för att anpassa dokumentet efter din specifika verksamhet.
Ange detaljerad information om de typer av personuppgifter ditt företag samlar in, hur de samlas in, och för vilka ändamål de används.
Det är viktigt att fylla i dessa steg noggrant då denna information kommer att användas för att skräddarsy GDPR-dokumentet.
Steg 3: Genomför betalningen och låt AI skapa dokumentet
Innan du går vidare till betalningen, se till att granska all information du har angett. Kontrollera att allt är korrekt och fullständigt för att undvika eventuella fel i det slutliga dokumentet.
PolicyAI erbjuder flera betalningsalternativ, inklusive Visa, Mastercard, och PayPal. Välj den betalningsmetod som passar dig bäst och följ anvisningarna för att slutföra betalningen.
När betalningen har genomförts kommer PolicyAI AI;n att analysera den insamlade informationen och skapa ditt GDPR-dokument. Denna process tar bara några sekunder och resultatet blir ett juridiskt korrekt och skräddarsytt dokument som uppfyller alla GDPR-krav.
Steg 4: Anpassa och redigera ditt dokument
Efter att dokumentet har skapats är det alltid bra att läsa igenom dokumentet för att säkerställa att det ser bra ut och inkluderar all relevant information. Redigera och anpassa dokumentet vid behov så att det blir precis som du vill ha det.
Vanliga misstag att undvika när man skapar ett GDPR-dokument
Att skriva en GDPR-policy är en komplex och tidskrävande process vilket tyvärr gör att många begår misstag när de skriver detta dokument. Detta är särskilt vanligt då många saknar detaljerad kunskap om GDPR och juridisk förståelse för att kunna skriva ett detaljerat och tydligt dokument som beskriver detta område.
Problemet med allt detta är att det kan leda till flera vanliga misstag vilket kan leda till bristande efterlevnad och potentiella juridiska problem. För att undvika detta kan vi ta en närmare titt på några av de vanligaste misstagen när det kommer till att skriva en GDPR-policy. Ett av de vanligaste misstagen som begås är att använda generiska mallar eller helt enkelt skriva om en GDPR policy från exempelvis en konkurrent. Problemet med detta är att alla företag är olika och hanterar problem på olika sätt vilka gör att alla GDPR-policyer behöver vara olika och anpassade efter varje specifikt företag. Att använda generiska mallar eller kopiera från någon annan gör att GDPR-policyn kanske saknar saknar vissa viktiga delar och inte är helt komplett vilket kan skapa juridiska och andra problem.
Underskattning av databehandling
Ett vanligt misstag när det kommer till att skriva en GDPR-policy är att missa att identifiera alla sätt som man behandlar personuppgifter på. Detta kan leda till ofullständiga GDPR-dokument som faktiskt bryter mot GDPR vilket i värsta fall kan leda till juridiska påföljder. När du använder PolicyAI är det därför viktigt att vara noggrann med att specificera alla sätt som du behandlar personuppgifter på genom att göra en omfattande inventering av alla databehandlingsaktiviteter.
Otydlighet kring användarnas rättigheter
Användare har långtgående rättigheter när det kommer till deras personuppgifter. Om användares rättigheter inte är tydligt definierade kan det leda till förvirring och missnöje. Det kan också i värsta fall leda till rättsliga åtgärder.
Lösning på detta är naturligtvis att tydligt förklara alla användarnas rättigheter enligt GDPR inklusive rätten till tillgång, rättelse, radering, begränsning av behandling, dataportabilitet och invändningar. PolicyAI hjälper dig att inkludera dessa rättigheter i ditt GDPR-dokument på ett begripligt sätt.
Brist på specifika säkerhetsåtgärder
En del är naturligtvis själva GDPR dokumentet men en annan del är den konkreta hanteringen av personuppgifter. Denna bör kommuniceras tydligt i dokumentet men också levas upp till i praktiken.
Utan detaljerade säkerhetsåtgärder kan ditt företag utsättas för dataintrång och andra säkerhetsproblem och bristande säkerhetsåtgärder ökar risken för dataintrång.
Med detta sagt är det viktigt att beskriva specifika tekniska och organisatoriska åtgärder som ditt företag har implementerat för att skydda personuppgifter – och att dessutom leva upp till detta i praktiken. Säkerhetsåtgärder kan inkludera allt från åtkomstkontroller, säkerhetsgranskningar, kryptering, med mera.
PolicyAI kan hjälpa dig att säkerställa att alla nödvändiga säkerhetsåtgärder är inkluderade i ditt dokument.
Att inte uppdatera dokumentet regelbundet
Detta är utan tvekan ett av de vanligaste misstagen som begås, oftast på grund av det faktum att det är svårt och tidskrävande att skriva en GDPR-policy vilket är varför många endast skriver den en gång och sedan glömmer bort den.
Detta är dock ett stort misstag då lagar och interna processer förändras över tid.
Om ditt GDPR-dokument inte uppdateras regelbundet kan det bli föråldrat och irrelevant. Utdaterade dokument kan leda till att företaget bryter mot GDPR.
Den goda nyheten är att det med PolicyAI är enklare än någonsin att skapa GDP att ständigt hålla dokumentet uppdaterat och relevant.
Fördelarna med att använda PolicyAI för att skapa ett GDPR-dokument
Som vi redan diskuterat är processen att skriva en GDPR-policy för många en utmanande process. GDPR är en komplex lag med komplext juridiskt språk och många intrikata regler och krav. För någon som inte är en juridisk expert kan det därmed vara svårt att utforma ett juridiskt dokument såsom en GDPR-policy från grunden.
Denna process är nu enklare än någonsin med hjälp av PolicyAI. Detta verktyg använder kraften av AI för att skapa skräddarsydda och högkvalitativa GDPR-policyer på bara några minuter vilket dramatiskt minskar kostnaden och tiden det tar att skapa detta dokument.
Här är några av de främsta fördelarna med att använda PolicyAI för att skapa ett GDPR-dokument:
Skräddarsydda och korrekta dokument
PolicyAI tar information om ditt företag och använder den när den skriver en GDPR-policy från grunden. Av denna anledning blir dokumentet skräddarsytt och anpassat för varje enskilt företag. Ett vanligt misstag är att använda generiska dokument som kanske inte täcker alla aspekter som bör vara med i dokumentet och PolicyA löser just detta.
Kostnads- och tidseffektivt
Alla juridiska dokument är för de flesta komplexa att förstå och läsa och inte minst skriva. Att skapa ett GDPR dokument kräver först att du förstår vad GDPR säger och sedan kan utforma en heltäckande och kvalitativ text. Detta kan vara en stor utmaning om man inte besitter på juridisk expertis, någonting som de flesta inte gör. PolicyAI löser detta problem genom att skapa ett fullständigt och omfattande GDPR-dokument på bara några minuter med AI.
Verktyget guidar dig genom en serie frågor och formulär som hjälper till att samla in all nödvändig information. När all data har angetts, genererar AI dokumentet snabbt och effektivt vilket sparar tid och minskar administrativa bördor.
På grund av komplexiteten av en GDPR-policy väljer många att anlita juridiska konsulter för att skapa och underhålla juridiska dokument. Problemet med detta är att det är kostsamt och inte ett alternativ för små-och medelstora företag med begränsade budgetar.
PolicyAI erbjuder därmed en smart och prisvärd lösning genom att eliminera behovet av dyra konsulttjänster.
Enkelhet och användarvänlighet
En GDPR-policy är ett komplext juridiskt dokument men att skriva ett med PolicyAI är det inte.
PolicyAI är designat för att vara enkelt att använda även för personer utan juridisk bakgrund. Verktyget guidar användaren genom alla nödvändiga steg på ett intuitivt och lättanvänt sätt. Detta säkerställer att alla viktiga komponenter inkluderas i ditt GDPR-dokument och gör det otroligt lätt att skapa ett dokument.
Regelbundna uppdateringar och efterlevnad
Som vi har konstaterat är det viktigt att regelbundet uppdatera din GDPR-policy då lagar, marknaden, och ditt företag utvecklas över tid. Att kontinuerligt gå igenom din policy och göra nödvändiga uppdateringar är därför otroligt viktigt för kundernas skull och för din egna.
Utmaningarna med att skapa en GDPR-policy gör att många skapar en policy en gång och sedan glömmer bort den trots att detta är ett stort misstag. Med enkelheten att skapa en GDPR-policy kan du däremot hålla dina dokument uppdaterade på bara några minuter vilket underlättar processen enormt.
Detta säkerställer att din GDPR-policy alltid är i linje med aktuella lagar och förordningar, vilket skyddar ditt företag från potentiella böter och juridiska problem.
Minskad risk för juridiska problem
Som vi konstaterade tidigare ska en GDPR-policy innehålla många olika delar som tillgodoser denna omfattande och komplicerade lag. På grund av komplexiteten av denna lag är det lätt hänt att GDPR-policyn som många skriver inte är heltäckande och inkluderar alla relevanta delar som den bör.
Med sin förmåga att skräddarsy detta dokument säkerställer PolicyAI att din GDPR-policy följer alla relevanta lagar och regler vilket minskar risken för juridiska problem och böter. En välskriven och tydlig GDPR-policy minskar dessutom risken för missförstånd och klagomål från kunder.
Leave a Reply